Como agencia de marketing integral, tenemos la experiencia de trabajar con diferentes industrias y con todas llegamos a la misma conclusión, para tener un buen relacionamiento con medios de comunicación, las marcas necesitan realizar un entrenamiento de voceros. Esto les permitirá desarrollar tácticas de comunicación claras y efectivas, además de ser una herramienta para fortalecer las relaciones con periodistas y medios de comunicación.

Si los voceros tienen una estrategia y herramientas para aprovechar el espacio con el periodista, también tendrán la capacidad para construir mensajes que generen credibilidad y un impacto positivo en la audiencia. Teniendo esto en mente, las marcas deben tener en cuenta las siguientes indicaciones al momento de ser parte de una preparación de voceros:

• Conocimiento de marca, el vocero no necesariamente debe ser el CEO, pero sí debe ser especialista en los temas que se trabajan de la mano con el equipo de relaciones públicas, debe tener conocimiento sobre todas las áreas de la empresa y saber cuál es el fin y el propósito de cada entrevista para que pueda estar lo mejor preparado posible.
• Construcción de reputación, la imagen de la marca está representada por el vocero, por esto, es el responsable de dar el discurso con un propósito. Debe estar seguro de que sus mensajes no serán malinterpretados, que sean claros, contundentes y específicos. Es muy importante que nunca entable conversaciones sobre preferencias políticas o de religión, a menos que sea estrictamente necesario o el periodista pregunte por ello y al responder es muy importante adoptar  la posición más neutral posible.
• Materiales de apoyo, antes de cada entrevista el equipo de relaciones públicas debe construir un brief, para que el vocero tenga una guía de lo que van a preguntar durante la entrevista, cuáles pueden ser las posibles respuestas y los temas específicos del comunicado de prensa. El vocero también debe hacer uso de una parrilla de mensajes clave, esta debe contener la historia de la marca, porcentajes estratégicos, entre otras cifras que dan cuenta de hacia dónde va la marca. Los mensajes clave se deben tener a la mano para una mayor recordación, las cifras de contexto permiten que la información tenga más peso.
• Mensajes claros y contundentes, estamos en una era en donde la información pasa desapercibida, por eso el vocero debe hacerse escuchar. El vocero no debe decir ambigüedades, debe ser lo más preciso posible al momento de dar una respuesta utilizando un lenguaje cercano y dar datos claves para que el periodista no recorte la información.
• Manejo del lenguaje no verbal, debe mantener una actitud serena frente a la cámara, una presentación personal impecable y reflejar seguridad. Tener una postura firme, no hacer movimientos con el cuerpo, no cruzar los brazos, porque eso significa que está desinteresado, perdido o que no sabe la respuesta. En caso de que la entrevista sea virtual, el lugar donde se va a estar el vocero debe estar libre de ruido y desorden, la cámara debe estar siempre activada y a la altura de los ojos, la imagen debe ser limpia y se debe activar el micrófono solamente cuando se solicite una respuesta, para que no se escuche el eco.
• El poder de la voz, debes tener un manejo de la respiración, dicción, matices, ritmo y silencios, no hablar demasiado lento, para no correr el riesgo de que la conversación se torne aburrida, o demasiado rápido, para que se comprenda totalmente la pronunciación de tus palabras. Debes generar confianza y credibilidad en todo lo que dices. Recuerda que el vocero es quien lleva el ritmo de la entrevista.
• Disponibilidad de agenda, existen entrevistas que se hacen con días de anticipación, y otras que surgen de manera intempestiva, por esto sugerimos que, antes de llamar a la prensa, el vocero pueda compartir al equipo de relaciones públicas cuál es su disponibilidad de agenda y disponer de más de un vocero.
• Llamado a la acción, si tienes una intervención en algún medio de comunicación por medio de una pauta, el vocero no debe olvidar nombrar a la marca en algún momento de la entrevista y al finalizar debe buscar el espacio para nombrar las redes sociales. En cambio, si tienes una intervención en medios de comunicación por medio de free press, debes tener claro que no puedes nombrar tantas a veces a la marca, sin embargo, es muy necesario generar recordación en la audiencia.

El entrenamiento de voceros, además de servir para tener un relacionamiento con medios de comunicación, aumentando la exposición de marca frente a muchos de sus públicos de interés (televisión, radio, prensa y diferentes plataformas alternativas), también es crucial para atender una crisis y transmitir un mensaje eficazmente. El fin último del relacionamiento es lograr que los medios de comunicación acudan nuevamente a la marca para servirle como fuente.

Concluimos que, los voceros son los principales responsables de la reputación de la marca, si hacen algo que está bien o mal, la opinión pública se vuelca a la compañía y no hacia ellos, por esto, es necesario posicionar los mensajes claves de la marca y generar nuevas oportunidades de entrevista.

¿Quieres posicionar tu marca a través de medios de comunicación y preparar a los voceros para nuevos espacios en medios? Escríbenos si quieres recibir más información.